El sitio se transformó en el centro operativo del congreso
La plataforma permitió centralizar procesos que normalmente se gestionan de forma dispersa entre correos, formularios y planillas.
CILME
Cómo CILME transformó la gestión de un congreso internacional en una experiencia digital ordenada y escalable
Cómo CILME transformó la gestión de un congreso internacional en una experiencia digital ordenada y escalable
Cuando un evento crece, también crecen los correos perdidos, los formularios dispersos y los procesos difíciles de coordinar.
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Participantes registrados en el congreso
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Ponencias y propuestas académicas recibidas
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Usuarios durante las primeras etapas del evento
Contexto
El VII Congreso Iberoamericano sobre Liderazgo y Mejora Escolar (CILME 2026), organizado por la Universidad Diego Portales y RILME, enfrentaba un desafío habitual en eventos académicos de gran escala: coordinar múltiples procesos y perfiles de usuario sin perder control operativo.
La gestión involucraba:
- Inscripción de participantes
- Recepción de trabajos académicos
- Validación de pagos
- Segmentación de comunicaciones
- Revisión de ponencias
- Y actualización constante de información
Todo esto durante varios meses y con distintos actores interactuando simultáneamente:
asistentes, expositores, revisores y organizadores.
El desafío no era solo tecnológico.
También era operativo y comunicacional.
Porque mientras más crece un evento, más fácil es que la experiencia se vuelva lenta, desordenada y difícil de administrar.
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Procesos distintos en la misma platafoorma
4
Tipos de usuarios con flujos diferentes
73%
de los usuarios abandona formularios largos o confusos durante procesos de registro online.
La solución
Estrategia digital por fases
Se diseñó una arquitectura evolutiva en tres etapas: captación inicial, inscripción y envío de trabajos, y publicación post evento.
Esto permitió lanzar el proyecto rápidamente y evolucionarlo según las necesidades reales del congreso.
Plataforma autoadministrable
La integración con Mailchimp permitió segmentar usuarios automáticamente según su comportamiento:
- Interesados
- Inscritos
- Expositores
- Pagos realizados
- Trabajos enviados
Facilitando campañas específicas, seguimiento continuo y una comunicación mucho más
ordenada
Flujo personalizado para envío de trabajos
Se implementó un sistema pensado para simplificar el proceso de carga y revisión académica:
- Validación de usuarios
- Subida de archivos
- Organización de ponencias
- Asignación de revisores
- Administración centralizada
Diseño enfocado en claridad y usabilidad
La experiencia fue diseñada considerando un público académico diverso, priorizando:
- Navegación simple
- Acceso rápido a información clave
- Experiencia responsive
- Claridad en cada etapa del proceso
Resultados
¿Tu evento todavía depende de procesos manuales para funcionar?
Podemos ayudarte a construir una plataforma digital que ordene la operación completa y mejore la experiencia de asistentes, organizadores y expositores.